Sai lầm thường gặp khi triển khai phòng họp không giấy

Trong xu thế chuyển đổi số mạnh mẽ, mô hình phòng họp không giấy đang được nhiều cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp lựa chọn nhằm nâng cao hiệu quả điều hành, tiết kiệm chi phí và giảm tải công tác in ấn. Tuy nhiên, quá trình triển khai thực tế không phải lúc nào cũng đạt hiệu quả như mong muốn. Nhiều đơn vị gặp phải những sai lầm phổ biến khiến hệ thống vận hành chưa tối ưu, gây lãng phí nguồn lực và không khai thác được hết sức mạnh của công nghệ.

1. Chọn thiết bị không phù hợp với nhu cầu thực tế

Một trong những sai lầm lớn nhất là đầu tư thiết bị theo xu hướng, không dựa trên nhu cầu cụ thể. Nhiều đơn vị chỉ tập trung vào thiết bị giá rẻ hoặc ngược lại chọn thiết bị quá cao cấp mà không xem xét mục tiêu sử dụng.
Điều này dẫn đến tình trạng màn hình tương tác thiếu tính năng, camera không đáp ứng góc rộng, micro thu kém, hoặc phần mềm không tương thích với hệ thống sẵn có. Việc lựa chọn thiếu đồng bộ khiến phòng họp hoạt động chập chờn, ảnh hưởng đến trải nghiệm và chất lượng cuộc họp.

2. Không xây dựng quy trình và phân quyền sử dụng rõ ràng

Dù hệ thống phòng họp không giấy rất hiện đại, nhưng nếu không có quy trình vận hành rõ ràng, hiệu quả sẽ giảm đáng kể.
Nhiều đơn vị bỏ qua các bước quan trọng như:

Phân quyền truy cập tài liệu
Quy trình gửi – duyệt – trình chiếu tài liệu
Quy định về bảo mật và thành phần tham dự
Quy tắc lưu trữ biên bản, nội dung họp

Thiếu quy trình dẫn đến tình trạng tài liệu bị gửi sai, khó kiểm soát người dùng, bảo mật không đảm bảo, thậm chí gây nhầm lẫn trong quá trình thảo luận và biểu quyết.

3. Không đào tạo người sử dụng đầy đủ

Đây là sai lầm rất phổ biến. Nhiều người tin rằng thiết bị hiện đại thì ai cũng có thể sử dụng ngay. Tuy nhiên, công nghệ chỉ phát huy hiệu quả khi người dùng được đào tạo đúng cách.
Thiếu hướng dẫn cụ thể khiến:

Người sử dụng ngại thao tác trên màn hình
Không biết cách chia sẻ tài liệu hoặc ghi chú
Không tận dụng được các tính năng tiện ích như biểu quyết điện tử, điều khiển từ xa, làm việc nhóm…

Kết quả là thiết bị hiện đại nhưng lại bị dùng như thiết bị truyền thống, gây lãng phí lớn.

4. Không đầu tư vào bảo mật và an toàn dữ liệu

Phòng họp không giấy đồng nghĩa với mọi tài liệu đều tồn tại trên nền tảng số. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn xem nhẹ yếu tố bảo mật, không triển khai các giải pháp như:

Xác thực người dùng
Mã hóa tài liệu
Quản lý thiết bị đầu cuối
Sao lưu dữ liệu tự động

Điều này dễ dẫn tới rò rỉ thông tin, thất thoát dữ liệu hoặc bị xâm nhập từ bên ngoài, đặc biệt trong các cuộc họp quan trọng của cơ quan nhà nước, hội đồng nhân dân hoặc doanh nghiệp.

5. Không tích hợp đồng bộ với hệ thống quản lý văn bản

Một số đơn vị chỉ triển khai thiết bị phòng họp mà không kết nối với phần mềm quản lý văn bản, quản lý điều hành, chữ ký số hoặc email nội bộ.
Việc thiếu liên kết hệ thống khiến quy trình làm việc bị đứt gãy, dữ liệu không đồng bộ, dẫn đến lãng phí thời gian trong việc tìm kiếm và tổng hợp tài liệu họp.

6. Chỉ chú trọng thiết bị, bỏ qua hạ tầng mạng

Phòng họp không giấy hoạt động dựa trên kết nối mạng ổn định. Tuy nhiên, nhiều nơi đầu tư mạnh vào thiết bị nhưng lại bỏ qua hạ tầng mạng WiFi/LAN, dẫn đến:

Màn hình không nhận tín hiệu
Tài liệu tải chậm
Camera họp trực tuyến bị giật, lag
Micro kết nối không ổn định

Điều này tạo cảm giác hệ thống không hiệu quả dù thiết bị chất lượng cao.

7. Không có đơn vị tư vấn – triển khai chuyên nghiệp

Cuối cùng, một số đơn vị tự lắp đặt hoặc lựa chọn nhà cung cấp thiếu kinh nghiệm. Điều này dẫn đến việc thiết kế sai cấu hình, bố trí sai vị trí thiết bị, lắp đặt thiếu thẩm mỹ và không tối ưu trải nghiệm.

Giải pháp từ VIETDTS

Là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp phòng họp không giấy, chuyển đổi số và thiết bị công nghệ cho khối hành chính công, VIETDTS mang đến dịch vụ trọn gói: tư vấn – thiết kế – triển khai – đào tạo – bảo trì.
Giải pháp của chúng tôi đảm bảo đồng bộ thiết bị, tối ưu phần mềm, an toàn dữ liệu và phù hợp ngân sách, giúp cơ quan, tổ chức vận hành phòng họp hiện đại, hiệu quả và bền vững.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ SỐ VIỆT (VIETDTS)
📍 Phòng 409, số 5A Võ Thị Sáu, Phường Ngô Quyền, TP. Hải Phòng
📞 0989.778.855 – 0915.863.855
🌐 vietdts.com
✉️ vietdts2025@gmail.com